Procurement Coordinator (m/f/d) | Jobs at Agile Robots SE

Sachbearbeiter Einkauf (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Munich

Infos zur Position

Als Sachbearbeiter Einkauf (m/w/d) bei der Agile Robots SE spielen Sie eine entscheidende Rolle für das effiziente Funktionieren unserer Beschaffungsabteilung. Sie sind verantwortlich für die Erledigung verschiedener administrativer und bürokratischer Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung und stellen sicher, dass der Beschaffungsprozess reibungslos abläuft und dass alle erforderlichen Unterlagen korrekt geführt werden.

Ihre Aufgaben

Bestellungsmanagement:

Sie helfen bei der Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen für Waren und Dienstleistungen und achten dabei auf Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensverfahren
Führen Sie Aufzeichnungen über Bestellungen, einschließlich der Verfolgung des Bestellstatus, der Liefertermine und aller Änderungen oder Unstimmigkeiten

Kommunikation mit Lieferanten:

Als Ansprechpartner für Lieferanten fungieren, Anfragen bearbeiten, Auftragsaktualisierungen bereitstellen und rechtzeitige Lieferungen sicherstellen
Unterstützung bei der Einholung von Kostenvoranschlägen und Angeboten von Lieferanten zur Bewertung durch das Beschaffungsteam

Dokumentation und Ablage:

Führen von geordneten und aktuellen Beschaffungsakten und -unterlagen, einschließlich Verträgen, Rechnungen und Bestellungsunterlagen
Sicherstellen, dass die gesamte Beschaffungsdokumentation ordnungsgemäß archiviert wird, damit sie leicht abgerufen werden kann und den Vorschriften entspricht

Bestandskontrolle:

Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsteam bei der Überwachung und Verwaltung der Lagerbestände, Unterstützung bei der Ermittlung von Nachbestellungspunkten und der Auffüllung der Lagerbestände
Mithilfe bei der regelmäßigen Zählung und dem Abgleich der Bestände

Administrative Unterstützung:

Bereitstellung allgemeiner administrativer Unterstützung für die Beschaffungsabteilung, einschließlich Dateneingabe, Erstellung von Berichten und Vorbereitung von Unterlagen
Unterstützung bei der Betreuung von Beschaffungssoftware und -tools, Gewährleistung der Datengenauigkeit und -Integrität

Ihr Profil

Abitur oder gleichwertiger Abschluss (ein Associate's Degree oder eine Ausbildung im Bereich Beschaffung oder in einem verwandten Bereich ist von Vorteil)
1-2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion in der Verwaltung oder im Beschaffungswesen
Grundlegendes Verständnis von Beschaffungsprozessen und -terminologie
Beherrschung von Bürosoftwareanwendungen, einschließlich Tabellenkalkulationen und Textverarbeitung
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement mit einem ausgeprägten Sinn für Details
Ausgezeichnete englische Kommunikationsfähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten, um im Team zusammenzuarbeiten
Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Beschaffungsinformationen

Unser Angebot

Verantwortungsvolle Tätigkeit in einer innovativen und zukunftsträchtigen Branche, bei einem wachsenden, solide finanzierten Unternehmen
Möglichkeit, aus Design Perspektive am Produktentwicklungsprozess mitzuarbeiten und sich in diesem Kontext weiterzuentwickeln
Dynamisches High-Tech-Startup kombiniert mit finanzieller Solidität und erstklassigen Investoren
Wertschätzung und Arbeit auf Augenhöhe in einem agilen, internationalen Team
Corporate Benefits Programm, das die Themen Gesundheit, Mobilität und Lernen mit bis zu 100 Euro pro Monat abdeckt

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Über uns

Agile Robots SE ist ein internationales High-Tech Unternehmen mit Hauptsitz in München und Produktionsstandort in Kaufbeuren und mehr als 1700 Mitarbeiter:innen weltweit.

Unsere Mission ist es, die Lücke zwischen künstlicher Intelligenz und Robotik zu schließen, indem wir Systeme entwickeln, die modernste Kraft-Momenten-Sensorik und weltweit führende Bildverarbeitungstechnologie kombinieren. Diese einzigartige Kombination von Technologien ermöglicht es uns, benutzerfreundliche und erschwingliche Robotiklösungen anzubieten, die eine intelligente Präzisionsmontage ermöglichen. Seit 2021 sind wir das erste Robotik-Einhorn in Deutschland.

Möglich machen das unsere Mitarbeiter:innen, die mit Kreativität und Enthusiasmus Tag für Tag das Beste aus sich heraus holen. Werden Sie Teil dieses Teams und gestalten Sie die Zukunft der Robotik mit uns!

Wir sind stolz auf unsere Diversität und freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Ethnie, Religion, Alter oder Behinderung.

About the role

As a Procurement Coordinator (m/f/d) at Agile Robots AG, you will play a critical role in the efficient functioning of our procurement department. You will be responsible for handling various administrative and clerical tasks related to procurement, ensuring that the procurement process runs smoothly and that all necessary documentation is accurately maintained.

Your Responsibilities

Purchase Order Management:

Assist in creating and processing purchase orders for goods and services, ensuring accuracy and compliance with company procedures.
Maintain records of purchase orders, including tracking order status, delivery dates, and any changes or discrepancies.

Supplier Communication:

Act as a point of contact for vendors, addressing inquiries, providing order updates, and ensuring timely deliveries.
Assist in the collection of quotes and bids from suppliers for evaluation by the procurement team.

Documentation and Filing:

Maintain organized and up-to-date procurement files and records, including contracts, invoices, and purchase order documentation.
Ensure that all procurement documentation is properly archived for easy retrieval and compliance purposes.

Inventory Control:

Collaborate with the procurement team to monitor and manage inventory levels, assisting in the identification of reorder points and stock replenishment.
Assist with the regular cycle counting and reconciliation of inventory.

Administrative Support:

Provide general administrative support to the procurement department, including data entry, report generation, and documentation preparation.
Assist in maintaining procurement software and tools, ensuring data accuracy and integrity.

Your Profile

High school diploma or equivalent (Associate's degree or coursework in procurement or related field is a plus)
1-2 years of experience in a similar administrative or procurement support role
Basic understanding of procurement processes and terminology
Proficiency in office software applications, including spreadsheets and word processing
Strong organizational and time management skills with a keen attention to detail
Excellent English communication and interpersonal skills to work collaboratively within a team
Ability to maintain confidentiality of sensitive procurement information

What we offer

Challenging tasks and projects
Lots of development opportunities in the context of our continued growth
Dynamic high-tech startup combined with financial soundness and world-class investors
Great working environment in a multicultural, international team of experts
Corporate benefits program that covers health, mobility and learning with 100 € per month
As a startup, we of course also have a rooftop terrace, free drinks & fruits, and regular team events at our headquarters in Munich

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About us

Agile Robots SE is an international high-tech company based in Munich, Germany with a production site in Kaufbeuren and more than 1700 employees worldwide. Our mission is to bridge the gap between artificial intelligence and robotics by developing systems that combine state-of-the-art force-moment-sensing and world-leading image-processing technology. This unique combination of technologies allows us to provide user-friendly and affordable robotic solutions that enable intelligent precision assembly. Since 2021, we have been Germany's first robotics unicorn.

This is made possible by our employees, who bring out the best in each and every day with creativity and enthusiasm. Become part of this team and shape the future of robotics with us!

We are proud of our diversity and welcome your application regardless of gender and sexual identity, nationality, ethnicity, religion, age, or disability.

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